Da anni senti parlare di Archiviazione documentale, ma Desideri che la digitalizzazione dei tuoi documenti avvenga in modo intuitivo ed efficace, eliminando molti passaggi e automatizzando il percorso che i documenti fanno all’interno del tuo server? Autostore è la soluzione che fa per te.
AutoStore Workflow consente di catturare le informazioni cartacee e i file elettronici in diverse soluzioni di document management, groupware e workflow. Indirizza i documenti dove e come vuoi, direttamente sulla multifunzione, attraverso semplici menù a tendina che potrai configurare in modo molto intuitivo.
Puoi rendere il processo di indirizzamento ancora più veloce ed immediato, combinando l’acquisizione dei documenti con l’OCR/ICR, la lettura dei barcode e la gestione/miglioramento di immagini, ecc.
CARATTERISTICHE PRINCIPALI
- Configurazione dispositivi dipartimentali– Mostra menu diversi per diversi reparti, per ridurre sensibilmente i tempi tecnici di configurazione e installazione
- Interfaccia semplice da configurare attraverso un designer grafico che gestisce i flussi di lavoro, senza richiedere nozioni di programmazione, per un’integrazione veloce
- Funzione OCR efficace che spazia dall’output in OCR full-text e searchable PDF al riconoscimento delle fatture
- Supporto codici a barre permette di integrare sia le scansioni di barcode lineari che 2D nei vostri dati elettronici indicizzati
- Supporto separatori di pagina consente il batch dei file in contenuti misti utilizzando una pagina di separazione per distinguere un tipo di contenuto da un altro, incrementando così la produttività degli utenti.
- Funzioni di gestione immagine per comprimere il documento, rimuovere gli sfondi, i colori o le pagine vuote
- Si integra con sistemi groupware quali Lotus Notes (email e database) o Microsoft Exchange (e-mail e cartelle pubbliche), o altri sistemi di e-mail
- Supporto SMTP e FTP – Invia i dati a specifici server FTP o li integra direttamente nel sistema di posta SMTP
- Si integra in soluzioni EMD come Documentum, Hummingbird, Interwoven, Open Text, Windream, Saperion, SharePoint, IBM Content Server, Xerox DocuShare
- Flessibile grazie allo standard XML e alle personalizzazioni effettuabili.
Obiettivi chiave
- Sprechi di tempo e risorse causati da metodi di compilazione documentale inefficaci
- Elevati costi per l’archiviazione dei documenti
- Perdita di produttività dei dipendenti che sprecano tempo nella ricerca dei documenti di cui necessitano, persi negli archivi
- Perdita di documenti importanti che vengono dimenticati su scrivanie o inavvertitamente gettati via o male archiviati
- Molti processi manuali per convertire la carta in file e processi elettronici
- Scarsa sicurezza nell’invio dei documenti a causa di processi complicati
- Mancato utilizzo dei sistemi di document management a causa di sistemi di scansione troppo complessi
- Nessun accesso agli ambienti di scansione centralizzati
- Soluzioni software complesse impediscono agli utenti di trarre vantaggi dalla tecnologia moderna
FASI DI FUNZIONAMENTO
- CATTURA: Autostore acquisisce i documenti tramite dispositivi di rete (multifunzione, digital sender, copier digitali), scanner (sia Twain che ISIS), cartelle di rete o PC desktop, E-mail, XML;
- PROCESSO: Autostore elabora i documenti tramite tecnologia OCR, getione e miglioramento delle immagini, riconoscimento Barcode (lineari e 2d), sicurezza documentale (RCB, RC2 e RC4), conversione dei documenti cartacei in documenti Word o Excel;
- INDIRIZZAMENTO: Autostore crea percorsi automatizzati per l’archiviazione dei file, partendo dal vostro database aziendale, senza stravolgere le abitudini lavorative. Autostore dialoga con: sistemi di gestione documentale, collaboration software (MS Exchange, IBM Lotus Notes/Domino), fax server (Biscom, Castgelle, Lotus Fax for Domino, RightFAX), stampanti, multifunzione, caselle e-mail, archivi enterprise (HP RISS);
VANTAGGI
- RISPARMIA tempo e risorse causati da metodi di compilazione documentale inefficaci;
- RIDUCI i tuoi costi di archiviazione e di ricerca dei documenti da parte dei dipendenti;
- LIMITA lo smarrimento di documenti importanti che vengono dimenticati su scrivanie o inavvertitamente gettati via o male archiviati;
- SOSTITUISCI i processi manuali per convertire la carta in file con l’automazione dei processi;
- ELIMINA il rischio di perdita di dati sensibili a causa di processi complicati necessari per l’invio dei documenti;
L’integrazione di Autostore con le stampanti multifunzione, permette di semplificare molti processi aziendali rendendoli automatici e intuitivi catturando le informazioni cartacee e i file elettronici in diverse soluzioni di document management.
Per maggiori informazioni, contattaci allo 051/6166778 o via mail a commerciale@tecno-team.it