Desideri che la digitalizzazione dei tuoi documenti avvenga in modo intuitivo ed efficace? Eliminando molti passaggi e automatizzando il percorso che i documenti fanno all’interno del tuo server? Autostore è la soluzione che fa per te.
Gestire i documenti con Nuance Autostore Workflow
Gestione documenti
Fasi di funzionamento
- CATTURA: Autostore acquisisce i documenti tramite dispositivi di rete (multifunzione, digital sender, copier digitali), scanner (sia Twain che ISIS), cartelle di rete o PC desktop, E-mail, XML;
- PROCESSO: Autostore elabora i documenti tramite tecnologia OCR, getione e miglioramento delle immagini, riconoscimento Barcode (lineari e 2d), sicurezza documentale (RCB, RC2 e RC4), conversione dei documenti cartacei in documenti Word o Excel;
- INDIRIZZAMENTO: Autostore crea percorsi automatizzati per l’archiviazione dei file, partendo dal vostro database aziendale, senza stravolgere le abitudini lavorative. Autostore dialoga con: sistemi di gestione documentale, collaboration software (MS Exchange, IBM Lotus Notes/Domino), fax server (Biscom, Castgelle, Lotus Fax for Domino, RightFAX), stampanti, multifunzione, caselle e-mail, archivi enterprise (HP RISS);
Caratteristiche
- LAYOUT DISPOSITIVI DIPARTIMENTALI: è possibile impostare il multifunzione direttamente con menù a tendina per direzionare i documenti direttamente dal dispositivo. A seconda dell’utente, esistono anche policy che impediscono agli utenti di andare in cartelle private;
- SICUREZZA FLESSIBILE: l’accesso ai vari servizi del dispositivo può essere controllato dal sistema di sicurezza integrato o attraverso l’integrazione di applicazioni di terze parti come Equitrac;
- CONFIGURAZIONE SEMPLICE E VELOCE: potrai impostare il software direttamente senza chiamare un tecnico. Grazie al suo design grafico intuitivo, potrai integrare velocemente Autostore al multifunzione;
- INTEGRAZIONE IN SOLUZIONI EMD: come Documentum, Hummingbird, Interwoven, Open Text, Windream, Saperion, SharePoint, IBM Content Server, Xerox DocuShare;
Vantaggi
- RISPARMIA tempo e risorse causati da metodi di compilazione documentale inefficaci;
- RIDUCI i tuoi costi di archiviazione e di ricerca dei documenti da parte dei dipendenti;
- LIMITA lo smarrimento di documenti importanti che vengono dimenticati su scrivanie o inavvertitamente gettati via o male archiviati;
- SOSTITUISCI i processi manuali per convertire la carta in file con l’automazione dei processi;
- ELIMINA il rischio di perdita di dati sensibili a causa di processi complicati necessari per l’invio dei documenti;
L’integrazione di Autostore con le stampanti multifunzione, permette di semplificare molti processi aziendali rendendoli automatici e intuitivi catturando le informazioni cartacee e i file elettronici in diverse soluzioni di document management.
MPS Monitor
Soluzioni software
Gestisci i tuoi contratti di costi copia con un software che tenga traccia delle tue scorte toner, dei livelli dei materiali di consumo e garantisca un servizio di approvvigionamento preciso e puntuale!
MPS MONITOR è il software che aiuta la tua azienda a gestire il tuo parco stampanti e multifunzioni, per rimanere sempre aggiornato sulle scorte dei materiali di consumo e automatizzare i processi di richiesta consumabili.
La piattaforma MPS ti avvisa quando la stampante ha un livello scarso di toner, riconosce, in base alla memoria sulle consegne precedenti, se hai ancora scorta di quel toner o meno, e manda un alert al fornitore in modo che possa consegnare il materiale in tempo utile per evitare inutili fermo-macchina.
Tutto questo senza che tu muova un dito! Mentre prima dovevi designare una persona a svolgere questo lavoro di continua verifica dei materiali di consumo, monitoraggio del parco macchine e contatti con i fornitori, ora MPS fa questo al posto tuo!
Potrai dedicare la tua giornata a svolgere il lavoro che ami, al resto pensiamo noi!
Vantaggi
- VISIBILITÀ: reportistiche immediate sui contratti e sul parco, con dati concreti ed analisi storiche aggiornate in tempo reale;
- EFFICIENZA: semplificazione dei processi di gestione e consegna materiali di consumo;
- TRASPARENZA: dati su costi e consumi sempre disponibili via Web; Chiarezza negli addebiti e nelle fatturazioni;
- FLESSIBILITÀ: possibilità di seguire la dinamica del parco (IMAC) quotidianamente;
- FIDELIZZAZIONE: maggiore stabilità nel rapporto tra fornitore e cliente;
- OPERATIVITÀ: gestione ottimale del Contratto in tutte le sue componenti, operative ed economiche;
Caratteristiche
- MULTIBRAND: viene garantita la piena compatibilità del software con tutti i modelli di Printer ed MFP connessi in rete che soddisfano le specifiche SNMP Printer MIB v.2 (RFC3805);
- WEB BASED: vdisponibile come servizio Cloud accessibile via Internet tramite qualsiasi browser;
- SICURO: utilizza protocolli di comunicazione sicura ed accessi protetti ai dati dei clienti; è ospitato all’ interno di un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni certificato secondo la norma ISO/IEC 27001:2014;
- FACILE DA IMPLEMENTARE: potrai impostare il software di lettura dati sulla tua rete con estrema facilità, e da quel momento potrai consultare la situazione via web in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo;
MPS Monitor 2.0 è uno dei sistemi di controllo da remoto dei dispositivi di stampa, il più conosciuto nel mercato mondiale. Le sue caratteristiche uniche di facilità d’uso, affidabilità del flusso dei dati, sicurezza e flessibilità lo rendono la scelta ottimale per gestire un parco dispositivi di stampa migliorando i livelli di servizio e riducendo i costi.
YSOFT SAFEQ
Soluzioni software
YSoft SafeQ è una piattaforma modulare di tecnologia innovativa ed intelligente per la gestione della stampa, copia e scansione aziendale. La funzionalità di SafeQ semplifica il lavoro riducendo i costi, proteggendo i documenti, aumentando la produttività e contribuendo positivamente a raggiungere gli obiettivi di rispetto ambientale e responsabilità sociale.
Dal 2000, SafeQ aiuta realtà dal piccolo ufficio alla multinazionale in 120 paesi al mondo.
La tua piattaforma di stampanti e multifunzioni sarà gestita direttamente dal software che, tramite accessi via badge, permette di personalizzare l’esperienza dell’utente ottimizzando i processi di stampa e scansione.
Tramite SafeQ sarà possibile stampare direttamente nel sistema di stampa e ritirare la tua copia dal dispositivo che preferisci. Se il tuo collega sta utilizzando in modo massivo la multifunzione del corridoio, potrai infatti dirottare la tua stampa urgente nel dispositivo libero più vicino!
La protezione degli accessi permette di evitare manomissioni alla rete tramite device, e la tua stampa riservata potrà essere tutelata grazie all’utilizzo della stampa sicura.
Se avete policy aziendali che limitano gli utenti all’accesso di particolari cartelle del file system, SafeQ si prenderà tutte le informazioni e replicherà tali restrizioni anche sulla multifunzione.
Avete bisogno di monitorare il consumo delle stampe in azienda? SafeQ ti aiuta a far chiarezza su quale ramo aziendale stampa più o meno, e attivare delle policy mirate sarà più facile ed efficace.
Il software consente l’accesso solamente a chi è in possesso di un’autenticazione valida definita dall’amministratore di rete in sede di installazione e configurazione.
L’autenticazione della stampa, della scansione e della copia può essere eseguita in modi diversi, inclusa la creazione di smart card di accesso, PIN o credenziali di accesso.
In una situazione standard, senza YSoft SafeQ, i processi di stampa spesso rimangono nel vassoio e possono essere recuperati da altri utenti. Se si tratta di documenti riservati, il rischio per la società può essere significativo.
Soluzioni di questo tipo diventano fondamentali per adeguarsi alle nuove normative definite dal GDPR ed evitare che persone non autorizzate entrino in contatto con dati sensibili che non le riguardano.
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